Kuntayhtymän älykännykät ja padit kartoitetaan.

Työasemat, älykännykät ja Effica voivat muuttua

Essoteen siirtyminen tuo henkilöstölle paljon informaatioteknologiaan liittyviä muutoksia. Kunnista siirtyy Essotelle noin 1100 työasemaa. Älykännyköiden ja tablettien hallinnointi yhtenäistyy. Moni saa koulutusta Effican ja muiden ohjelmien muutoksiin. Myös palkkapäivä saattaa muuttua.

Työasemien siirto kunnista Essotelle tapahtuu vuodenvaihteessa. Osa työasemista vaihdetaan uusiin ja osa asennetaan uudestaan vaiheittain marraskuun 2016 ja huhtikuun 2017 välisenä aikana.

Fujitsun käyttötuki ja lähitukipalvelut laajenevat koko ESSOTE-alueelle.

– Kaikki eivät valitettavasti pääse käyttämään Essoten omaa työasemaa 1.1. lähtien, mutta asteittain huhtikuuhun 2017 mennessä, arvioi ESSOTE-ICT:n projektipäällikkö Teppo Marttila.

Älypuhelimet ja padit kartoitetaan

Essoten alueen älypäätelaitteet tullaan kartoittamaan syyskuun 2016 aikana. Olemassa olevat laitteet tullaan siirtämään ulkoistetulle ylläpitäjälle ja liittämään keskitettyyn hallintajärjestelmään sekä laiterekisteriin.

Ylläpitokäytännöt ja päätelaitteet tullaan vakioimaan koko alueella.

Osa henkilökunnasta saa Effica-koulutusta

Effican muutoksia varten on luotu oma projektinsa. Tarkoituksena on yhdistää nykyiset Efficaa käyttävät organisaatiot ja rekisterinpitäjät yhdeksi organisaatioksi ja rekisterinpitäjäksi sekä ottaa käyttöön yksi julkisen terveydenhuollon rekisteri ja yksi sosiaalitoimen rekisteri 1.1.2017 alkaen.

Sosiaalihuoltolain ja terveydenhoidon alaiset tiedot kuuluvat kuitenkin toistaiseksi eri rekisteriin, kunnes uusi lainsäädäntö on voimassa. Tämän vuoksi terveydenhuollon ja sosiaalihuollon tiedot on oltava eroteltavissa.

– Osa henkilökunnasta saa koulutusta, koska perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon tiedot eivät ole aiemmin olleet näkyvissä toisilleen. Myös toimintatavat kirjauksiin ovat olleet erilaisia ja nämä käytännöt pitää yhtenäistää ja kouluttaa henkilökunnalle. Yhtenäistäminen tehdään pientyöryhmissä, Marttila kertoo.

Pientyöryhmien tehtävänä on selvittää ja kuvata nykyprosessit, suunnitella ja kuvata tulevat prosessit, testata muutokset testiympäristössä. Ryhmät tuottavat myös tiedon siitä, kenen työ muuttuu ja miten paljon. Sen jälkeen henkilöt koulutetaan uusiin toimintamalleihin.

Pientyöryhmät:

  • Osastonhallinta/asumispalvelu/laitoshoito
  • Laskutus
  • Kotihoito
  • Ajanvaraus, väestövastuu, itsepalvelutuotteet, sähköinen asiointi
  • Kertomus, lähete-palaute, raportointi/tilastointi, reseptien uudistaminen
  • Kanta-muutokset
  • Taustatiedot
  • Liittymät (3.osapuolien järjestelmiin)
  • Commit-RIS liittymä
  • Muu kuvantaminen

Työaikakirjaukset yhtenäistetään Fleximille

Työaikakirjaukset yhtenäistetään koko Essotessa, sillä nyt kunnissa on hyvin erilaisia järjestelmiä ja menettelyjä. Työaikakirjaukset tehdään Flexim-järjestelmässä ja leimaus tapahtuu jatkossa toimikorttia (Väestörekisterikeskuksen VRK-toimikortti) tai erityistapauksissa mobiilileimausta käyttäen.

Väestörekisterikeskuksen kortti näyttää tältä.
Väestörekisterikeskuksen kortti näyttää tältä. Työaikaleimaukset tehdään jatkossa sillä.

Alueen Essote-toimipisteisiin tarvittavat uudet työaikapäätteet on kartoitettu ja asennetaan suunnitelmien mukaan marraskuun loppuun mennessä. Kuntien nykyisistä leimaussysteemistä luovutaan sote-toimintojen osalta vuodenvaihteeseen mennessä.

– Henkilöstöhallinto linjaa syksyn aikana käyttäjät ja käyttötavat, kertoo henkilöstöjohtaja Merja Vihanto.

Keskussairaalan, Kyyhkylän ja Moision työaikapäätteet ja ovilukijat muutetaan yhteensopivaksi VRK-kortin kanssa vuodenvaihteeseen mennessä.

Tulostimien määrä vähenee

Tulostuksenhallintapalvelu laajennetaan Essoten alueelle. Kunnissa olevat oheistulostimet vaihdetaan verkkotulostimiksi ja laskutus perustuu tulostusmääriin. Tämän muutoksen aikataulu on sidoksissa työasemavaihtoihin ja tietoliikenteen rakentamiseen.

Tulostimien määrä tullaan optimoimaan toiminnalle sopivaksi, mikä tarkoittaa laitemäärän vähentymistä ja laitteet voivat myös vaihtua. Tällä hetkellä toimipisteissä noin 689 laitetta ja tähdätään noin 400 laitteeseen.

Sairaanhoitopiirissä tulostinten määrää on viime vuosina vähennetty 800:sta (vuonna 2012) noin 420 laitteeseen. Tulostusmäärä oli lähtötilanteessa 4,2 miljoonaa sivua vuodessa, nyt ainoastaan kolme miljoonaa sivua/vuosi.

– Optimointi tuo paljon kustannussäästöjä niin laitteissa kuin tulostuksessakin, sanoo Teppo Marttila

Essoten tietoverkko laajenee 130 pisteeseen

Essoten alueella on n. 80 kiinteän verkon toimipistettä ja n. 50 kouluterveydenhuollon toimipistettä. MPY rakentaa parhaillaan uutta verkkoa toimipisteiden välille ja se valmistuu lokakuun loppuun mennessä.

– Verkon nopeudet ja palvelutasot on pyritty vakioimaan. Kouluterveydenhuollon toimipisteiden verkkoratkaisu pyritään toteuttamaan mobiiliteknologialla, Marttila kertoo.

Kotihoidossa ovet avautuvat kännykällä

Myös kotihoidossa on kunnittain vaihtelevia toimintamalleja. Essotelle tehdään yksi yhtenäinen järjestelmä, joka saa organisaatiotiedot Efficasta.

Hilkka kotihoito – mobiilisovellusta uusitaan. Kotihoitajat kirjoittavat kännykällä tiedot ja jatkossa ehkä avaavat myös ovet kännykällä, jos asiakkaat eivät pääse avaamaan itse ovea. 

Dynasty laajenee

Sairaanhoitopiirillä käytössä ollut asianhallintajärjestelmä Dynasty laajennetaan koko organisaatioon. Tarkoitus on siirtyä kuntien erilaisista asianhallinnan järjestelmistä Dynastyyn 1.1.2017

– Muutos vaikuttaa varsinkin esimiehiin ja Dynasty-koulutuksia tullaan järjestämään paljon, kertoo palkkasihteeri Ilona Pouhakka.

Työvuorojen suunnittelu siirtyy Essoten Titaniaan

Kaikki yhdistyvät organisaatiot käyttävät työvuorojen suunnitteluun ja toteutuneen suunnitelman laskentaan jatkossa Essoten Titaniaa. Työvuorotaulukot siirretään yhteiseen Titaniaan 26.12.

Käyttäjätunnukset uusiutuvat organisaatiorakenteen muuttumisen myötä. Suunnittelijoille sekä esimiehille järjestetään koulutusta ja opastusta yhteisiin käytäntöihin.

– Tietohallinnolle tämä on iso muutos, koska Titanialla on paljon liittymiä muihin järjestelmiin, Teppo Marttila paljastaa.

Tietosuojaa opiskellaan sähköisesti

Tietosuojan nykytilaa on kartoitettu entisen sairaanhoitopiirin, Mikkelin seutusoten ja Juvan osalta. Näiden pohjalta tehdään Essoten toimintamallien tietosuojakoulutusten suunnittelu.

Tietosuoja- ja tietoturvakoulutukset koskevat kaikkia Essotessa työskenteleviä. Koulutusten toteutuksesta tiedotetaan tarkemmin vuoden 2017 alussa.

– Koulutusten kivijalkana tulee toimimaan sähköinen oppimisympäristö. Työ jatkuu yhteistyössä henkilöstöhallinnon kanssa. Tietosuojaa ja tietoturvallisuutta varmistavan Omavalvontasuunnitelman päivittäminen aloitetaan syyskuun aikana, kertoo tietosuojavastaava Virva Hartonen.

Tiedolla johtaminen/raportointi uudistuu

Tiedolla johtamisen määritykset ovat aloitettu keräämällä kunnista taulukoita raportoitavista asioista.

– Yhteistyössä johtajien, ESPER-projektin ja kehittämisyksikön kanssa määrittelemme tarvittavat mittarit ja raportit johtamisen tueksi. Samalla määritellään keskeiset raportointivälineet ja muokataan ne vastaamaan uuden organisaation tarpeita, Ilona Pouhakka kertoo.

Raportoinnin koulutuksia tullaan järjestämään johdolle ja kaikille esimiehille

Sähköiset asiointipalvelut tarkentuvat

Sähköisen asioinnin toimintatavat pyritään yhtenäistämään siten, että kaikki asiakkaat toimivat samoin ja samanlaisten kanavien kautta jo ennen uuden Hyviksen käyttöönottoa. Hyvis on uudistumassa keväällä 2017.

Palkkapäivä saattaa muuttua

Kaikki siirtyvät henkilöt muutetaan Personec-henkilöstöjärjestelmään, jossa Essoten nykyinen henkilöstö on. Tavoitteena on saada palkka tämän järjestelmän kautta maksuun oikein ja oikeille henkilöille tammiskuussa 2017.

Palkanmaksupäivä saattaa muuttua osalle henkilöstöä. Palkkapäivä on vakituisille työntekijöille todennäköisesi jatkossa joka kuukauden 16. päivä ja määräaikaisille ja sijaisille kuukauden viimeinen päivä. Palkanmaksupäivät käsitellään 20. syyskuuta yhteistyötoimikunnassa.

Essoteen siirtyvien henkilöiden henkilö- ja palvelussuhdetiedot on pyydetty lähettämään viimeistään 30.6.2016 mennessä. Näihin tietoihin perustuva sijoitussuunnitelma valmistuu syys-lokakuun vaihteessa. Lokakuussa alkavat saatujen tietojen konvertoinnit Personec F-henkilöstöhallinnon järjestelmään.

– Tämänkin jälkeenkin mahdollisia muutoksia siirtyvien osalta tulee päivittää ajan tasalle, jotta saamme palkat maksuun oikein ja oikeille henkilöille tammikuussa 2017, kehottaa henkilöstöjohtaja Vihanto.

2 kommenttia “Työasemat, älykännykät ja Effica voivat muuttua

  1. Voisiko tämä palkanmaksupäivää koskeva asia olla omana linkkinään. Ei ihan meinannut löytyä asia kun otsikkona on että työasema ja kännykkä saattaa muuttua. Palkanmaksuasia on henkilöstölle tärkeä.

    1. Kiitokset huomiosta!

      Kannattaa kuitenkin huomata, palkkapäivä ei ole vielä varmistunut. Tämä on ennakkotieto, joka kuitenkin pyrittiin kertomaan mahdollisimman ajoissa. Asiasta kerrotaan varmasti oman uutisenaan, kun päivä on löyty lukkoon.

      Parhain terveisin
      Jouni Vauhkonen
      Essoten tiedottaja

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *